Skenování dokumentů - jak na to?

Toužíte po digitalizaci vašich osobních dokumentů či roztomilých kreseb vašich dětí, ale prozatím netušíte jak na to? Nezoufejte. Určitě už jste slyšeli o různorodých možnostech skenování dokumentů. Že ne? V takovém případě jsme právě pro vás připravili několik zaručených tipů, dle kterých si vybrat vhodnou multifunkční tiskárnu či samostatný skener. Věnovat se budeme i připojení skenovacího zařízení k vašemu osobnímu počítači, popřípadě laptopu.

Skenování dokumentů - jak skenovat na tiskárně, aneb výběr multifunkčního zařízení

Předtím než vám prozradíme slíbené tipy, pojďme si v krátkosti představit samotnou multifunkční tiskárnu. Jedná se o zařízení, které v sobě skrývá mnoho využitelných funkcí. Nejčastěji kombinaci tisku, kopírování a skenování. Setkat se můžete i s možností faxu.

Multifunkční tiskárna pracuje na principu klasického tisku, pro jehož využití ve správném slova smyslu je třeba opakované pořizování kompatibilních náplní do tiskáren. Pokud budete používat alternativní tonery Torex můžete ušetřit až 40 % nákladů při tisk.  

A nyní vzhůru k představení jednotlivých tipů:

• Před samotným pořízením se zamyslete, jaké funkce by měla vaše budoucí tiskárna splňovat. Dražší tiskárny vám nabídnou komplexnější správu naskenovaných dokumentů i celkové zjednodušení veškerých funkcí, levnější pak nezatížení vaší peněženky.

• Dalším důležitým aspektem jsou možnosti připojení tiskárny k počítači. Setkáte se, jak s drátovým připojením přes USB port, tak s napojením tiskárny na vaši domácí Wifi síť, popřípadě na hotspot, vytvořený z mobilních dat. Vždy si také zkontrolujte, že tiskárnu pořizujete i s potřebným softwarem, připraveným k instalaci na CD, či alespoň s hypertextovým odkazem na oficiální stránky značky.

• Při výběru se zajímejte také o nabízené uživatelské rozhraní. Některé tiskárny jsou vybaveny interaktivním dotykovým displejem, jiné pak klasickým tlačítkovým systémem, který může (a nemusí) vyhovovat více.

• Vzhledem k tomu, že se zajímáte především o funkci skeneru, zaměřte výběr vhodné multifunkční tiskárny právě touto cestou. Jde zde především o pozdější možnosti úprav naskenovaných dokumentů a jejich převod do vámi zvoleného formátu.

Jak vybrat samostatný skener?

Pojďme se však spíše zaměřit na možnosti samostatných skenerů. Stejně jako u multifunkčních tiskáren jsou zde široké možnosti výběru. Poradíme vám nejen, dle jakých kritérií skener vybrat, ale také, jak jej poté propojit s počítačem.

Nejprve k tipům:

• Před zakoupením skeneru si pečlivě změřte volné místo na vašem pracovním stole tak, aby byla možná neustálá pohodlná manipulace se samotným zařízením i prostor na ostatní práci. Některé samostatné skenery zabírají více místa než osobní počítač, proto pokud nedisponujete dostatečným prostorem, je vhodné zvážit koupi spíše menšího, kompaktnějšího skeneru o velikosti klasické tiskárny.

• Zamyslete se také nad typem skeneru. Setkáte se buď s plochým skenerem, nebo se skenerem archovým. Ploché skenery vám umožní pořídit snímky ve vyšší kvalitě, archové nezabírají tolik prostoru a jsou schopny skenovat větší množství dokumentů najednou.

• Vybírejte skener na míru vašim skutečným potřebám. Složitější typy skenerů jsou podmíněné koupí přídavného softwaru, na druhou stranu vám umožňují hladké ukládání dat a sdílení dokumentů.

Skener mám, ale jak je propojím s počítačem?

Ať už se jedná o počítač s operačním systémem Windows či iOS, propojení bude obdobné. Záleží zde pouze na možnostech vlastněného skeneru. Buď jej budete k počítači připojovat za využití kabelu s USB portem, popřípadě skener během několika jednoduchých kroků propojíte s vaším internetovým připojením. Bezdrátové propojení skeneru s počítačem má tu výhodu, že naskenované dokumenty můžete velice snadno odesílat i na ostatní zařízení.

Jak naskenovat dokument do počítače?

Návod k tomu, jak skenovat do PC, je velice jednoduchý. Stačí odkrýt víko skeneru a požadovaný dokument přiložit písmem dolů na plochu skeneru. V rámci kompatibilní počítačové aplikace či za použití tlačítka, umístěného přímo na těle skeneru, zahájíte skenování. Následně proběhne digitalizace dokumentů a výsledný snímek se vám během několika vteřin zobrazí na ploše vašeho počítače. 

Jak skenovat do PDF?

Zde můžete naskenovaný dokument nejen upravovat, ale také sken obrazovky velice snadno komprimovat z obrázkového formátu do formátu PDF. Některé ovladače či modernější přístroje dokonce podporují přímé skenování do PDF. Spousta aplikací je podporována mimo anglické i českou lokalizací, díky které převod formátů zvládne opravdu každý.

Jak naskenovat dokument do e-mailu?

Mezi další možnosti scanu dokumentu je skenování přímo do e-mailu, popřípadě odeslání scanu na e-mail ze zařízení. Tuto funkci samozřejmě nemají všechny přístroje. Je nezbytné, aby byla tiskárna či skener připojen k internetu. Poté již přejdeme k nastavení přístroje, a to buď prostřednictvím nainstalovaného ovladače, nebo přímo na displeji tiskárny. 

Tato funkce je častá u velkých firemních skenerů – v případě, že potřebujete dokumenty v elektronické podobě, jednoduše se na takovém zařízení přihlásíte pod svými údaji, naskenujete požadované papíry a tiskárna je následně odesílá na nastavený e-mail přiřazený k vašim přihlašovacím údajům. Někdy je možné zvolit také jiného příjemce.

Přečtěte si i další články:

• Tisk do PDF
• Jak zjistit IP adresu tiskárny?
• Zaschlá barva v tiskárně - jak postupovat?
• Skenování fotografií
• Skenování mobilem
• Jak naskenovat QR kód?