Bezpečnost tisku: jak chránit firemní data při tisku citlivých dokumentů

Únik firemních dat nemusí vzniknout jen kyberútokem. Velkým rizikem bývá i samotný tisk citlivých dokumentů. Jak zajistit, aby vaše smlouvy, personální data nebo finanční výkazy neskončily v nepovolaných rukou? Přinášíme praktické tipy, jak nastavit zabezpečený tisk ve firmě.

Proč je bezpečnost tisku důležitá

Mnoho firem se soustředí na IT zabezpečení, ale zapomíná, že tiskárna je také vstupním bodem k citlivým datům. Stačí, aby výtisk zůstal ležet v zásobníku nebo se k němu dostal nepovolaný zaměstnanec, a problém je na světě. Ve firmách se často tisknou smlouvy, mzdové listy nebo obchodní nabídky, které mohou mít vysokou hodnotu.

Nejčastější rizika při tisku citlivých dokumentů

• Zapomenuté dokumenty v tiskárně - zaměstnanec odešle tiskovou úlohu, ale dokument si nevyzvedne.
• Sdílené tiskárny bez kontroly - k výtiskům mají přístup lidé z jiných oddělení.
• Nezabezpečené připojení tiskárny - tisková data jsou odesílána bez šifrování, což zvyšuje riziko jejich zachycení nebo zneužití v rámci firemní sítě.
• Nevhodná likvidace - dokumenty končí v koši místo ve skartovačce.
• Používání neověřených náplní nebo servisů - riziko manipulace s hardwarem.

Jak zvýšit bezpečnost firemního tisku

Zavedení uživatelské autentizace

Nastavte tisk tak, aby se úloha spustila až po zadání PINu, přiložení čipové karty nebo přihlášení uživatele. Díky tomu dokument nikdy nezůstane bez dozoru v zásobníku.

Šifrovaný přenos dat

Moderní tiskárny umožňují šifrovat přenos dat mezi počítačem a tiskovým zařízením. Tím zabráníte neoprávněnému zachycení, čtení nebo manipulaci s tiskovými soubory.

Centralizovaná správa tisku

Software pro správu tisku poskytuje přehled o tom, kdo a co tiskne. Lze nastavit pravidla, limity nebo audit, což zvyšuje odpovědnost uživatelů a snižuje zbytečný tisk.

Správná likvidace dokumentů

Zaveďte pravidlo, že citlivé dokumenty musí být skartovány. Užitečné je mít skartovačku přímo u tiskárny - přečtěte si, jakou skartovačku v kanceláři nejlépe využijete.

Pravidelný servis a bezpečný hardware

Používejte pouze ověřené tonery a spolupracujte s důvěryhodnými dodavateli. Servisní zásahy u levných nebo neověřených partnerů mohou znamenat riziko manipulace s tiskárnou.

Firemní kultura a školení zaměstnanců

Technologie sama o sobě nestačí. Důležitá je také osvěta zaměstnanců. Naučte kolegy, jak správně nakládat s citlivými dokumenty, co tisknout a co raději ponechat v digitální podobě. Firemní kultura bezpečného tisku je stejně důležitá jako samotná technická opatření.

Bezpečnost tisku je často opomíjenou součástí ochrany firemních dat. Přitom právě u tiskárny vznikají situace, které mohou vést k úniku citlivých informací. Díky autentizaci uživatelů, šifrování přenosu, správě tisku a edukaci zaměstnanců můžete riziko minimalizovat.

Chcete mít jistotu, že váš tisk je bezpečný a efektivní? Poradíme vám s výběrem správného řešení i vhodných náplní. Pro bezproblémový tisk můžete také vybírat z naší nabídky kvalitních kancelářských papírů.